Hoe zet je als kleine zelfstandige je boekhouding op?

Een gastcolumn van Martijn van der Ploeg

Een ondernemer moet overzicht hebben over alle financiële en administratieve handelingen die hij verricht. Niet alleen voor zichzelf, ook de belastingdienst eist dat je een administratie bijhoudt. En je wilt zelf toch ook weten hoe je het doet? Een paar inzichten en tips:

Boekhouding

Binnen je administratie vormt de boekhouding de basis voor de financiële verslaglegging. Een financieel verslag bestaat uit twee onderdelen.

1. De winst- en verliesrekening (exploitatierekening). Deze rekening legt de kosten en opbrengsten vast en is bepalend voor je belastingaangifte.
2. De balans. Dit is een momentopname van de bezittingen en schulden van je onderneming.

Uitbesteden

Het financieel jaarverslag en de daaraan gekoppelde belastingaangifte kan je uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Maar de dagelijkse administratie van inkomsten en uitgaven kun je makkelijk zelf bijhouden. Dit 'zelf doen' heeft een paar voordelen;

• Je begrijpt je onderneming beter, waar zitten de kosten en de opbrengsten?
• De administratie laten doen is goedkoper, de specialist heeft immers minder werk.

De cijfers gaan leven en je kan ze gebruiken om je onderneming naar je hand te zetten!

Basisopzet

Je administratie moet controleerbaar zijn, daarvoor zijn bewijsstukken nodig. Voor het opzetten van een basis administratie zijn een paar stappen te benoemen.

1. Open een zakelijke bankrekening. Laat alle zakelijke betalingen en inkomsten via deze rekening(en) lopen. Elk afschrift is een bewijsstuk.
2. Hou een zakelijke kas bij: een aparte portemonnee en gebruik deze alleen voor de zaak. Bewaar hierin ook alle bonnen en facturen die je krijgt.
3. Berg je bewijsstukken op in een of meerdere ordners en hou de volgende indeling aan:

• Kas (voor alle bonnen op datum, geef elke bon een nummer K1, K2, K3...);
• Bank (voor alle bankrekeningen);
• Debiteuren (Dit zijn de bedragen die je nog krijgt, verzonden facturen, etc);
• Crediteuren (Dit zijn de bedragen die je nog moet betalen, facturen, etc).

Je hebt nu een aardige basis voor het starten van een goede administratie van je onderneming. In de loop van de tijd zal je een paar afwegingen maken, voldoet de administratie nog aan mijn behoeften en eisen. Dit is vooral van belang bij groei. Hoeveel tijd ben ik kwijt met het doen van de administratie, kan ik deze tijd wel missen? Moet ik een boekhouder en/of accountant meer laten doen.

In ieder geval heel veel succes met het ondernemen, Martijn

Martijn is zelf ondernemer en eigenaar van Atinoz. Zijn bedrijf ontwikkelt, bouwt en onderhoudt digitale concepten, zoals het online boekhoudapplicatieprogramma www.kpg7.nl

Meer tips

• Doe de administratie regelmatig, bijvoorbeeld wekelijks. Minimaal is eens per maand, anders is de kans op verschillen in de kas, zoekgeraakte bonnen/factureren en niet te herleiden betalingen groot.
• Kies een vaste dag als administratiedag.
• Automatiseer de administratie, veel pakketten hebben bijvoorbeeld modules voor het maken van offertes/facturen en het bijhouden van een kilometeradministratie.
• Overweeg om je administratie online te gaan doen, dan kan je altijd overal je administratie bijwerken wanneer het je uitkomt.