Hoe word je zzp'er?
In 5+5 stappen klaar
Het is vrij eenvoudig om zelfstandige zonder personeel (zzp'er) of freelancer te worden. In 5+5 stappen heb je de belangrijkste zaken geregeld.
In 5 stappen heb je de (verplichte) basis op orde:
- Kies een naam en omschrijf jouw diensten
- Kies je rechtsvorm
- Meld je aan bij de Kamer van Koophandel
- Regel je zaken met de belastingdienst
- Zet een eenvoudige financiële administratie op
Met deze 5 extra stappen ben je er helemaal klaar voor:
- Bepaal je uurtarief
- Laat visitekaartjes maken
- Bouw aan je netwerken
- Regel je verzekeringen
- Bevestig altijd je zakelijke afspraken
Stap 1 - Kies een naam en omschrijf jouw diensten.
Hoe beter je weet waarmee jij de markt op gaat, hoe gemakkelijker je een naam zult kunnen kiezen. Beide heb je nodig om te beginnen als zzp'er.
Tip
Veel zzp'ers houden hun naam en omschrijving van diensten generiek, bijvoorbeeld 'Heleen Jansen, voor advies en projecten'. Dat kan handig zijn als je nog niet precies weet wat je gaat doen. Beter is een omschrijving te maken die direct helder maakt waarvoor opdrachtgevers je kunnen inhuren. Overigens kiezen veel zzp'ers gewoon voor hun eigen naam als bedrijfsnaam. De belangrijkste ‘waar' ben je immers zelf.
Stap 2 - Kies je rechtsvorm.
Freelance en zzp zijn géén wettelijke rechtsvorm. De meest gebruikelijke rechtsvorm voor zzp'ers is een eenmanszaak. Je kunt ook kiezen voor een BV of, als je met iemand gaat samenwerken, een VOF. Overigens is een BV alleen zinvol als je meer dan 100.000 euro per jaar omzet. En houd rekening met veel papieren rompslomp. De website van de Kamer van Koophandel (KvK) geeft hierover goede informatie.
Stap 3 - Meld je aan bij de Kamer van Koophandel.
Inschrijving van een eenmanszaak kost gemiddeld € 41,25 per kalenderjaar. Het tarief kan per regio variëren. Vanaf uiterlijk eind 2009 moet iedere persoon of rechtspersoon die een onderneming voert staan ingeschreven bij de KvK. Sinds 2008 is met de inschrijving van je eenmanszaak direct ook je aanvraag btw-nummer geregeld. Erg handig! Je kunt je goed voorbereiden op inschrijving door alvast de juiste formulieren in te vullen.
Tip
Heb je bij de start van je onderneming een uitkering, meld dan ook aan de uitkerende instantie dat je ondernemer wordt. Mogelijk kom je in aanmerking voor een zogenoemde Bbz-uitkering. Een Bbz-uitkering vult je inkomen in de aanloopperiode aan. Op grond van deze regeling kun je ook een starterskrediet aanvragen. Als je gedeeltelijk arbeidsgehandicapt bent, kun je een starterskrediet bij UWV aanvragen.
Stap 4 - Regel je zaken met de belastingdienst.
Als zzp'er in wording betekent dit twee dingen:
- Meld je aan als ondernemer bij de belastingdienst tenzij je een eenmanszaak of vof bent begonnen. Voor deze rechtsvormen volstaat aanmelding bij de KvK. Kies je voor een andere rechtsvorm, bijvoorbeeld een BV, meld dit dan aan de belastingdienst.
- Vul een aanvraagformulier Verklaring ArbeidsRelatie (VAR) in. Als je aanvraag wordt goedgekeurd door de belastingdienst is het voor alle betrokkenen - belastingdienst en jouw toekomstig opdrachtgevers - duidelijk is dat jij zelfstandig ondernemer bent. Je bent dus zelf verantwoordelijk voor een correcte afhandeling van premieheffingen etc. Overigens heb je een VAR alleen nodig als je langdurig op kantoor bij opdrachtgevers gaat werken.
Tip
Je bent voor de belastingdienst pas ondernemer als je meer dan 1225 uur per jaar aan/in je bedrijf werkt en (financieel) risico loopt. Houd hier rekening mee met het invullen van het aanvraagformulier VAR.
Stap 5 - Zet een eenvoudige financiële administratie op
En houd ‘m consequent bij! Het bijhouden van een financiële administratie is verplicht. Je zult een keer per kwartaal aangifte BTW moeten doen dus je hebt zelf ook baat bij een goed overzicht van je inkomsten en uitgaven. Je hebt geen dure software nodig. Een eenvoudige spreadsheet in Excell is vaak al meer dan genoeg. En lees ook deze handige tips voor het opzetten van de boekhouding voor je bedrijf.
Nu ben je ondernemer. Of liever gezegd, je hebt de belastingsdienst gemeld dat je ondernemer bent en nu ben jij vrij om te ondernemen naar eigen inzicht. Onderstaande stappen zijn aan te bevelen maar niet verplicht.
Stap 6 - Bepaal je uurtarief.
Op de website van zzp Nederland vind je hier handige hulpmiddelen voor. In de praktijk krijgen ondernemers en freelancers die net begonnen zijn gemiddeld 49 euro per uur. Pas een of twee jaar na de start krijgen de meeste ondernemers het bedrag dat ze verwachtten toen ze begonnen (bron: zzp-mkb.nl). Het gangbare uurtarief is erg afhankelijk van sector en ervaring.
Tip
Bepaal je ondergrens. Je zult af en toe in situaties belanden waarin opdrachtgevers je vragen iets aan je prijs te doen. Dan is het lekker als je al weet tot welk minimum tarief je wilt gaan. Bedenk ook alvast wanneer je wel wilt zakken met je uurtarief. Dat zou bijvoorbeeld prima kunnen als je veel uren voor een opdrachtgever maakt of als een opdracht is zo goed is voor je cv, dat het uurtarief ondergeschikt is.
Stap 7 - Laat visitekaartjes maken
En zorg voor professionele vormgeving. Je kaartje is vaak het enige tastbare wat je achterlaat na een acquisitiegesprek. Zorg dat het er goed uitziet. Vermeld ook je LinkedIn url en eventueel je twitternaam op je visitekaartje. Zo kunnen mensen ook na die ene ontmoeting volgen wat je doet. Mooie visitekaartjes kun je heel voordelig maken op de (Engelse) site van Moo
Tip
Bestel niet of heel weinig briefpapier tenzij je veel rapporten oplevert of mailings de deur uit doet. Handiger is het om wel briefpapier te laten ontwerpen en als digitaal sjabloon te laten aanleveren. Met een kleurenprinter kom je dan een heel eind. Je hebt natuurlijk wel nette enveloppen met je logo nodig.
Stap 8 - Bouw aan je netwerken.
Het is nooit te laat om te beginnen en realiseer je dat je niet van de ene op de andere dag een groot netwerk hebt. Laat mensen weten wat je kunt en wat jij voor hen kunt betekenen. De kans is aanwezig dat zij aan jou denken als zich een match voordoet.
Tip - lees het uitgebreide artikel over netwerken elders op deze site of haal in 7 stappen meer uit je LinkedIn profiel
Stap 9 - Regel je verzekeringen
Saai en vervelend, maar verstandig. Het is bekend dat de meeste zzp'ers onderverzekerd zijn en dat is erg als je iets overkomt. Je hebt immers geen vangnet. Wat heb je nodig?
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor jouw handelen bij opdrachtgevers. Er kan wat misgaan waardoor de opdrachtgever schade lijdt. Dat kan grote financiële consequenties hebben. - Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
Stel dat iemand door jouw toedoen van de trap valt op kantoor. Een beroep op je particuliere WA-verzekering zal je in deze situatie niet helpen: immers, je hebt de schade veroorzaakt als ondernemer! Handig om je voor te verzekeren en het kost de kop niet, naar schatting 100 euro per jaar. - Arbeidsongeschiktheidsverzekering
Als ondernemer kan je niet terugvallen op een uitkering als je ziek bent. Je moet dan zelf in je inkomen voorzien. Je moet voor jezelf nagaan óf en zo ja hoe lang je dit inkomensrisico kunt en wilt dragen. Deze verzekering kost als snel ongeveer 1.000 euro per jaar. Heb je geen verzekering en je wordt toch arbeidsongeschikt? Dan kan je eventueel aanspraak maken op een bijstandsuitkering. Die krijg je alleen als je partner geen of onvoldoende inkomen heeft en je niet beschikt over vermogen (bijv. een eigen huis).
Zie je door de verzekeringsbomen het bos niet meer? We schreven een uitgebreid artikel over verzekeringen voor ZZP'ers, met tips om weloverwogen te beslissen welke verzekering je wel en niet wilt afsluiten.
Tip
Bij het afsluiten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt gevraagd naar je eigen Algemene Voorwaarden. Formeel stuur je deze mee bij elke offerte en moeten deze van toepassing zijn op de contracten die je afsluit. In de praktijk is het als eenpitter slikken of stikken bij grote opdrachtgevers. Of je accepteert hun voorwaarden of je hebt geen werk. Helaas heeft deze werkelijkheid geen invloed op de formaliteiten. Je verzekering zal vasthouden aan de eis dat jouw voorwaarden moeten worden gebruikt. Hoe dit uitpakt als je daadwerkelijk iets overkomt zal moeten blijken. Deze verzekering kan in de papieren lopen en kost als snel een paar honderd euro per jaar.
Stap 10 - bevestig altijd je zakelijke afspraken
Om ieder misverstand met je opdrachtgever te voorkomen is het verstandig om je afspraken met de opdrachtgever schriftelijk vast te leggen. Je kunt dit klantgericht en handig doen in de vorm van een uitgebreide offerte.
Tot slot nog wat tips
- Zet inkomen opzij voor de tijden dat je zonder werk zit.
- Spaar voor je pensioen
Als ondernemer aan de slag?
Je kunt je online optimaal voorbereiden met de online cursus “HELP, ik word ZZP'er”. Dit is een besloten leeromgeving, met videocolleges, discussiefora en artikelen, waarin we je stap voor stap klaarstomen voor het ondernemerschap.
Meld je aan voor onze gratis nieuwsbrief, speciaal voor startende ZZP-ers. Met iedere maand exclusieve artikelen en handige tips.
